Politique de confidentialité

Tybot est une plateforme d'automatisation conversationnelle et de gestion de la relation client, éditée par TYTHON SARL, immatriculée au Registre du Commerce de Casablanca sous le numéro 553131 (ci-après « Tybot », « nous »).

Notre plateforme permet aux entreprises (nos « Clients ») notamment de :

• concevoir et déployer des chatbots et assistants basés sur l'intelligence artificielle sur différents canaux (WhatsApp, site web) ;
• gérer leurs contacts, les segmenter par tags et catégories, et envoyer des campagnes de messages (broadcasts) ;
• stocker et organiser des données métier (SmartDB), des tableaux de bord et des tâches (SmartTask) ;
• alimenter des bases de connaissances documentaires exploitées par l'IA (Smart KM).

Tybot intervient selon deux qualités distinctes, et il est important de savoir laquelle s'applique à vous.

Tybot en tant que responsable de traitement. Nous déterminons les finalités et les moyens du traitement des données de nos Clients et de leurs utilisateurs (création et gestion de compte, facturation, support, sécurité de la plateforme), ainsi que des visiteurs de notre site web et des prospects.

Tybot en tant que sous-traitant.Lorsque vous échangez avec un chatbot, recevez un message WhatsApp ou figurez dans la base de contacts d'une entreprise utilisant Tybot, c'est cette entreprise qui est responsable du traitement de vos données. Tybot les traite uniquement pour son compte et selon ses instructions, dans le cadre d'un contrat de sous-traitance. Pour toute question ou demande relative à ces données, nous vous invitons à contacter en priorité l'entreprise concernée ; si vous nous contactez directement, nous transmettrons votre demande à celle-ci.

Par données personnelles, on entend toute information permettant d'identifier directement ou indirectement une personne physique.

En tant que responsable de traitement, nous utilisons vos données pour :

• créer et gérer votre compte et vos espaces de travail ;
• fournir, maintenir et améliorer la plateforme et ses fonctionnalités ;
• assurer le support technique et la relation client ;
• gérer la facturation et le recouvrement ;
• sécuriser la plateforme, détecter et prévenir les fraudes, les abus et les usages contraires à nos conditions (par exemple l'envoi de messages non sollicités) ;
• vous adresser des informations sur nos services et des communications commerciales, lorsque vous l'avez accepté ou dans les limites autorisées par la loi ;
• respecter nos obligations légales et réglementaires.

En tant que sous-traitant, nous traitons les données des utilisateurs finaux exclusivement pour exécuter les services demandés par nos Clients : faire fonctionner les chatbots, acheminer les messages, stocker les contacts et les données, produire des statistiques et tableaux de bord pour le Client.

Conformément à la loi n° 09-08, nous ne traitons vos données personnelles que sur l'une des bases suivantes :

• Votre consentement : par exemple pour les communications marketing ou les cookies non essentiels. Vous pouvez le retirer à tout moment.
• L'exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles : par exemple pour créer votre compte et fournir les services souscrits.
• Nos intérêts légitimes : par exemple pour sécuriser la plateforme et améliorer nos services, sans porter une atteinte disproportionnée à vos droits et libertés.
• Le respect d'une obligation légale : par exemple en matière comptable et fiscale.

Concernant les données traitées pour le compte des Clients, il appartient à chaque Client de disposer d'une base légale valable, notamment du consentement préalable des destinataires pour les campagnes de messages à caractère commercial, conformément à la réglementation applicable et aux règles de la plateforme WhatsApp Business.

Certaines fonctionnalités de Tybot reposent sur des modèles d'intelligence artificielle, notamment pour générer des réponses automatiques, comprendre les messages des utilisateurs et analyser les documents importés dans Smart KM. Dans ce cadre :

• les messages et documents peuvent être transmis à des fournisseurs de modèles d'IA agissant en tant que sous-traitants ultérieurs, uniquement pour produire la réponse demandée ;
• nous n'utilisons pas les données des conversations de nos Clients pour entraîner des modèles d'IA sans accord explicite préalable ;
• les réponses générées automatiquement peuvent contenir des erreurs ; aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard n'est prise sur le seul fondement d'un traitement automatisé sans intervention humaine, sauf si le Client l'a prévu et en a assumé la responsabilité conformément à la loi.

Nous ne vendons pas vos données personnelles. Nous pouvons les partager uniquement avec :

• Nos prestataires techniques :hébergement et infrastructure cloud, fournisseurs de modèles d'IA, fournisseurs de messagerie (notamment Meta pour WhatsApp Business), prestataires de paiement, outils d'envoi d'e-mails et de support.
• Nos Clients :s'agissant des données des utilisateurs finaux qui leur appartiennent.

Lorsque nous partageons des données avec des tiers, nous exigeons qu'ils les traitent uniquement selon nos instructions, pour des finalités déterminées, avec un niveau de sécurité adéquat et un devoir de confidentialité. Nous n'autorisons pas nos prestataires à utiliser vos données à leurs propres fins.

Nous conservons les données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées :

• Données de compte Client : pendant toute la durée de la relation contractuelle, puis 6 mois à compter de la fin du contrat pour faire valoir nos droits.
• Données de facturation : 10 ans, conformément aux obligations comptables.
• Données des utilisateurs finaux : selon la durée définie par le Client ; à la fin du contrat, elles sont supprimées ou restituées au Client dans un délai de 3 jours.
• Journaux techniques et de sécurité : 6 mois.

À l'issue de ces durées, les données sont supprimées de manière sécurisée ou anonymisées.

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre la perte, l'accès non autorisé, la modification ou la divulgation, notamment : chiffrement des données en transit et, le cas échéant, au repos ; contrôle des accès par rôles ; journalisation et historique des modifications ; protection des bases par mot de passe ; sauvegardes régulières.

L'accès aux données est limité aux collaborateurs et prestataires qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions, et qui sont soumis à une obligation de confidentialité. En cas de violation de données, nous informerons les Clients concernés et, lorsque la loi l'exige, la CNDP et les personnes concernées.

Conformément à la loi n° 09-08 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel, vous disposez :

• d'un droit d'accès aux données vous concernant ;
• d'un droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
• d'un droit d'opposition, pour des motifs légitimes, au traitement de vos données, et sans motif à leur utilisation à des fins de prospection commerciale.

Vous pouvez également vous désabonner à tout moment de nos communications commerciales via le lien présent dans chaque e-mail, ou en répondant « STOP » aux messages reçus sur WhatsApp lorsque cette option est proposée.

Pour exercer vos droits, contactez-nous à l'adresse indiquée ci-dessous en joignant tout élément permettant de vérifier votre identité. Nous répondrons dans les délais prévus par la loi. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de contrôle de la protection des Données à caractère Personnel (CNDP) — www.cndp.ma.

Pour les données traitées pour le compte d'un Client, adressez de préférence votre demande à l'entreprise avec laquelle vous avez échangé.

Pour toute question relative à cette politique ou au traitement de vos données, vous pouvez contacter notre responsable de la protection des données :

Ce traitement a fait l'objet d'une déclaration auprès de la CNDP sous le numéro [N° de récépissé].